Работа в Microsoft Access XP
Сортировка данных
Информация в таблицах может быть отсортирована в порядке убывания или возрастания по одному или нескольким полям. Например, можно отсортировать таблицу клиентов по алфавиту, воспользовавшись фамилией в качестве первого поля сортировки и именем - в качестве второго. Получится список, подобный тому, который встречается в телефонных справочниках.
| Кембелл | Девид |
| Кембелл | Мишель |
| Кенеди | Кевин |
| Керни | Нил |
| Ким | Шейн |
В некоторых случаях сортировка применяется для того, чтобы сгруппировать табличные данные по определенному принципу. Например, если, прежде чем печатать почтовые наклейки, отсортировать адресную информацию по почтовому индексу, наклейки будут сгруппированы в соответствии с требованиями почтовой службы.
GardenCo
В этом упражнении вы воспользуетесь различными способами сортировки данных в таблице и форме. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap12\Sort. Выполните следующие шаги.
- Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
- Откройте таблицу Клиенты в режиме таблицы.
- Чтобы отсортировать таблицу по полю Штат, щелкните в любом месте столбца Штат, а затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (Sort Ascending). Записи будут упорядочены по регионам. Совет. Можно также воспользоваться командами Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) и Сортировка по убыванию (Sort Descending) в меню Записи (Records) или щелкнуть правой кнопкой мыши на столбце, а затем щелкнуть на нужной команде в контекстном меню.
- Чтобы изменить порядок сортировки на обратный (при условии, что курсор все еще находится в столбце Штат), щелкните на кнопке Сортировка по убыванию (Sort Descending). Записи для штата Орегон находятся теперь в начале списка. В обоих случаях сортировка осуществлялась по алфавиту, но данные в поле Город располагаются беспорядочно. Очевидно, что список выиграет, если упорядочить города внутри регионов.
Принципы сортировки в Access
Хотя суть сортировки кажется вполне очевидной, для компьютера все не так просто. В Access цифровые данные могут трактоваться и как числа, и как текст. Поля, содержащие, помимо цифр, пробелы, тире или знаки препинания (как, например, в почтовом индексе или телефонных номерах), трактуются как текстовые. В отличие от них поля, содержащие такие данные, как цена или количество, считаются числовыми. При сортировке текстовых полей, все записи упорядочиваются вначале по первому символу, затем по второму и так далее - вплоть до последнего. Сортировка числовых данных осуществляется по их значениям в порядке возрастания или убывания. Такой подход может привести к неожиданным результатам. В следующей таблице представлены результаты сортировки первого столбца в зависимости от того, является его содержимое текстовым или числовым.
| 1 | 1 | 1 |
| 1234 | 11 | 2 |
| 23 | 12 | 3 |
| 3 | 1234 | 4 |
| 11 | 2 | 5 |
| 22 | 22 | 11 |
| 12 | 23 | 12 |
| 4 | 3 | 22 |
| 2 | 4 | 23 |
| 5 | 5 | 1234 |
