База данных, созданная с помощью мастера Создание баз данных (Database Wizard), имеет все компоненты, необходимые для хранения основных сведений о контактах. Предположим, однако, что компания "Все для сада" хотела бы хранить различные сведения для разных типов контактов. Например, помимо стандартной информации (именам, адресам и телефонам), компания хотела бы располагать следующими данными:
номером социальной страховки служащих, датой поступления на работу, семейным положением и уровнем оплаты;
сведениями о заказах клиентов и состоянии счетов;
именем представителя поставщика, текущим состоянием заказа и размерами скидки.
Можно, конечно, добавить недостающие поля в таблицу Контакты и ввести в них данные, которые требуются для каждого типа контактов. При этом, однако, многие поля останутся пустыми, а таблица неоправданно увеличится в размерах. Поэтому лучше воспользоваться другим решением - создать базу данных с отдельными таблицами для каждого типа контактов: сотрудников, клиентов и поставщиков.
Поскольку мастер Создание баз данных (Database Wizard) не обеспечивает подобную комбинацию, в этом упражнении вы создадите базу данных GardenCo, начав с пустой структуры, а затем добавите в нее несколько таблиц с помощью функции Мастер таблиц (Table Wizard). В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap10\CreatingDb. Выполните следующие шаги.
На панели инструментов щелкните на кнопке Создать (New)
, чтобы отобразить панель задачи Создание файла (New File).
На панели задачи в разделе Создание (New) щелкните на кнопке Новая база данных (Blank Database).
Перейдите к папке Office XP SBS\Access\Chap10\CreatingDb, введите GardenCo в качестве имени базы данных и щелкните на кнопке Создать (Create).
Появится окно базы данных, которое не содержит ни таблиц, ни форм, ни запросов, ни каких-либо других объектов. (Можно убедиться, что база данных пустая, щелкнув на каждом типе объектов на панели объектов.)
На панели инструментов окна базы данных щелкните на кнопке Создать (New)
, чтобы отобразить диалоговое окно Новая таблица (New Table). Совет. Вместо кнопки Создать (New) можно воспользоваться кнопкой Новый объект (New Object), щелкнув на стрелке, а затем щелкнув на Таблица (Table). Можно также щелкнуть на пункте Таблица (Table) на панели объектов, а затем щелкнуть дважды на команде Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard) или воспользоваться командой Таблица (Table) в меню Вставка (Insert).
Щелкните дважды на пункте Мастер таблиц (Table Wizard), чтобы отобразить первую страницу мастера, показанную ниже.
В поле Образцы таблиц (Sample Tables) можно отобразить две категории таблиц. Хотя эти категории ориентированы на деловые и личные нужды, нужная таблица может оказаться в любом из списков.
Просмотрите список деловых таблиц, а затем щелкните на варианте Личные (Personal) и просмотрите список личных таблиц.
Если щелкнуть на элементе списка Образцы таблиц (Sample Tables) в списке Образцы полей (Sample Fields) отобразятся все поля, доступные для этой таблицы. Чтобы переместить поле из списка Образцы полей (Sample Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table), нужно выделить его, а затем щелкнуть на кнопке >. Кнопка >> позволяет переместить сразу все образцы полей в новую таблицу. Кнопки < и << удаляют одно или все поля из новой таблицы. После завершения работы мастера можно добавить в таблицу новые поля или удалить лишние.
Выделив вариант Деловые (Business), выделите элемент Клиенты в списке Образцы таблиц (Sample Tables).
Щелкните на кнопке >>, чтобы скопировать все поля выделенной таблицы в список Поля новой таблицы (Fields in my new table), а затем щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице мастера.
На этой странице предлагается ввести имя таблицы и указать, должен ли мастер задать ключ таблицы. Ключ состоит из одного или нескольких полей таблицы, однозначно идентифицирующих запись.
Оставьте Клиенты в качестве имени таблицы без изменений, выделите вариант Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I'll set the primary key) и щелкните на кнопке Далее (Next). Мастер предложит поле КодКлиента в качестве ключа и спросит, какие данные должны содержаться в ключевом поле.
Щелкните на варианте Сочетание чисел и букв, вводимое пользователем при добавлении новых записей (Numbers and/or letters I enter when I add new records), а затем щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице мастера. Мастер предлагает три варианта открытия таблицы: в режиме конструктора, в режим таблицы или в виде созданной мастером формы, предназначенной для ввода данных.
Примите выделенный по умолчанию вариант Ввести данные непосредственно в таблицу (Enter data directly into table) и щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы мастер мог создать и открыть таблицу Клиенты.
Прокрутите таблицу по горизонтали, чтобы просмотреть все поля, созданные мастером, а затем закройте таблицу. В окне базы данных появится новая таблица Клиенты.
Снова запустите Мастер таблиц (Table Wizard), на этот раз щелкнув на команде Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard) в окне базы данных.
В списке Образцы таблиц (Sample Tables) выделите Сотрудники и переместите в список Поля новой таблицы (Fields in my new table) следующие поля, выделяя каждое поле и щелкая на кнопке >.
КодСотрудника
Имя
Фамилия
Должность
Адрес
Город
ОбластьКрайРеспублика
ПочтовыйИндекс
ДомашнийТелефон
ДатаРождения
ДатаНайма
Фотография
Заметки
В списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) выделите ОбластьКрайРеспублика, щелкните на кнопке Переименовать поле (Rename Field), введите Область и щелкните на кнопке ОК.
Щелкните на кнопке Далее (Next) два раза подряд, чтобы переместиться на две страницы вперед, приняв предложенное название таблицы и разрешив Access создать ключ. Поскольку в базе данных уже существует одна таблица, мастер попытается установить между ними связь.
Так как связь можно установить позже, щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице мастера.
Щелкните на кнопке Готово (Finish), а затем закройте таблицу Сотрудники.
Повторите шаги 13-18, чтобы создать базу данных Поставщики, включив в нее все доступные поля. Щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы принять все предложения, заданные по умолчанию.
Закройте таблицу Поставщики. Теперь в окне базы данных отображаются три таблицы.
