Работа в Microsoft Access XP


         

Лекция: Создание таблиц и работа с ними


  1. Щелкните в поле ДомашнийТелефон, чтобы отобразить следующие свойства.

Хотя номер телефона состоит из цифр, он может также содержать тире, скобки и пробелы, поэтому тип данных для этого поля определен как Текстовый (Text). Как видите, текстовое поле имеет больше свойств, чем поле с типом данных Счетчик (AutoNumber).


Для текстовых полей свойство Размер поля (Field Size) определяет максимальное число символов, которое может содержаться в поле. При попытке ввести лишние символы появится предупреждение, а поле будет заблокировано, пока число символов не уменьшится до установленного предела.

В свойстве Подпись (Caption) указано значение Домашний Телефон. Это имя будет использоваться для заголовка столбца в режиме таблицы. Если вас не устраивают содержательные имена, предложенные мастером, их можно изменить.

  • Щелкните в поле ДатаНайма, чтобы отобразить его свойства, показанные ниже.

  • В свойстве Формат (Format) задано значение Краткий формат даты (Short Date). Это означает, что дата, введенная в любом стандартном формате, например, 10 апреля 2001, отобразится как 10.04.01.

    Важно. В упражнениях этого курса, использующих краткий формат даты, предполагается, что задано двухразрядное отображение года (M/d/yy). Чтобы уточнить, какие установки заданы на вашем компьютере, откройте окно Панель управления (Control Panel), воспользовавшись подменю Настройка (Settings) в меню Пуск (Start), а затем щелкните дважды на Свойства региональных установок (Regional Settings Properties) в Windows 98 или Региональные параметры (Regional Options) в Windows 2000. В обоих случаях нужные установки представлены на вкладке Дата (Date).

    Свойство Маска ввода (Input Mask) управляет вводом данных и форматом, в котором они хранятся. В маске 99/99/00;0 каждая "9" обозначает необязательную цифру, а цифра "0" - обязательную. В режиме таблицы эта маска отобразится следующим образом: "_/_/_". То есть, дата должна быть введена в формате 10/04/01, но сразу же после нажатия на клавишу (Enter) содержимое поля будет преобразовано к виду, определенному в свойстве Формат (Format).

    Таблицы, созданные с помощью мастера, не используют свойство Условие на значение (Validation Rule), поскольку оно является слишком специфичным. С его помощью можно задать выражение, накладывающее ограничения на вводимые данные. В следующем шаге показано, как это делается.

  • Щелкните в поле свойства Условие на значение (Validation Rule) и введите <Now(). Затем щелкните в поле свойства Сообщение об ошибке (Validation Text) и введите Дата должна предшествовать сегодняшней. Это условие означает, что дата поступления на работу должна быть ранее (меньше) текущей, которая определяется функцией Now() на основании показаний компьютерных часов. Если введенная дата относится к будущему времени, ввод будет заблокирован и появится сообщение об ошибке. Важно. Свойства Формат (Format), Маска ввода (Input Mask) и Условие на значение (Validation Rule) позволяют уменьшить число ошибок при заполнении таблиц. Однако, применяя эти свойства, следует соблюдать меру, чтобы не слишком усложнить ввод данных. Поэтому, прежде чем передавать базу данных пользователям, рекомендуется тщательно протестировать заданные установки.
  • Щелкните на кнопке Вид (View)
    , чтобы вернуться в режим таблицы, и щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на предложение сохранить таблицу. Совет. При переключении из режима конструктора в режим таблицы (даже в том случае, если вы ничего не меняли) появляется окно сообщения, в котором предлагается сохранить изменения. Щелкнув на кнопке Нет (No), вы останетесь в режиме конструктора. Если щелкнуть на кнопке Да (Yes), Access сохранит изменения и переключится в режим таблицы. Чтобы не сохранять изменения (например, сделанные случайно), щелкните на кнопке Нет (No), а затем щелкните на кнопке Закрыть (Close) в окне таблицы. Когда появится окно сообщения, щелкните на кнопке Нет (No), чтобы закрыть таблицу без сохранения изменений.
  • Попробуйте ввести будущую дату в оба поля: ДатаРождения и ДатаНайма. Вы сможете ввести дату в первое поле, но второе поле будет заблокировано из-за условия, наложенного на значение, и появится сообщение об ошибке.
  • Щелкните на кнопке ОК в окне сообщения, измените значение в поле ДатаНайма на дату, предшествующую текущей, а затем щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Сотрудники.
  • В окне базы данных выделите таблицу Поставщики и щелкните на кнопке Конструктор (Design)
    , чтобы открыть таблицу в режиме конструктора.
  • Щелкните дважды на имени поля ОбластьКрайРеспублика, чтобы выделить его, и введите Штат. Затем в разделе Свойства поля (Field Properties) щелкните в поле свойства Подпись (Caption) и тоже введите Штат.
  • Удалите поля Страна, УсловияОплаты, АдресЭлектроннойПочты и Заметки, щелкая на селекторе строки и нажимая на клавишу (Del). Совет. При удалении поля появится предупреждение, что требуется удалить все индексы. Щелкните на кнопке Да (Yes). (В шаге 19 также щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на аналогичное сообщение.)
  • Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Поставщики и щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить изменения.
  • Откройте таблицу Клиенты в режиме конструктора и удалите следующие поля: НазваниеКомпании, ОрганизацияИлиОтдел, ДолжностьПолучателя, Внутренний, Факс, АдресЭлектроннойПочты и Заметки.
  • Щелкните в поле КодКлиента и введите 5 в поле свойства Размер поля (Field Size).
  • Замените подписи к следующим полям: ИмяКонтакта на Имя, ФамилияКонтакта на Фамилия, АдресВыставленияСчета на Адрес, ОбластьКрайРеспублика на Регион, Страна/регион на Страна.
  • Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Клиенты.
  • Закройте базу данных GardenCo.


  • Содержание  Назад  Вперед